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Funktionen

Alle Module im Detail – mit echten Screenshots

Jedes Bild zeigt den Demo-Mandanten mit Beispieldaten. Klicken Sie auf ein Bild, um es in voller Grösse zu sehen und durch die Galerie zu blättern.

Dashboard

Umsatz, offene Beträge, Stunden und Ausgaben auf einen Blick – anpassbar pro Benutzer.

  • Kennzahlen: Gesamtumsatz, ausstehend, Kunden, Rechnungen, Aufträge, Offerten, Produkte, Stunden, Ausgaben
  • Umsatzentwicklung, Rechnungsstatus nach Betrag, Top-Kunden, überfällige Rechnungen nach Alter
  • Letzte Rechnungen, offene Offerten, Aktivitäten und KI-Insights direkt auf der Startseite
  • Kacheln per «Anpassen» ein- und ausblenden, Layout wird pro Benutzer gespeichert

Auf einen Blick: Gesamtumsatz, ausstehende Beträge, verrechenbare Stunden, Ausgaben und die Anzahl aller Dokumente. Darunter die Umsatzentwicklung des Jahres und der Rechnungsstatus nach Betrag. Die Kacheln lassen sich per «Anpassen» ein- und ausblenden.

Kunden

Ein Profil pro Kunde mit allen Dokumenten, Zahlungsverhalten, Historie und Notizen.

  • Firma, Ansprechperson, E-Mail, Telefon, Website und Adresse
  • Umsatzstatistik mit Gesamtumsatz, ausstehendem Betrag und Zahlungsverhalten in Prozent
  • Letzte Rechnungen, Offerten, Aufträge und Gutschriften sowie laufende Support-Verträge
  • Historie mit E-Mails, Dokument-Ereignissen, Zahlungen, Aktivitäten und Automatisierungen
  • Kundenportal-Link erzeugen, Aktivitäten erfassen (Anruf, Meeting, E-Mail, Aufgabe, Notiz)

Alle Kunden mit Nummer, Firma, Ansprechperson, E-Mail und Adresse. Suche, Export als CSV und ein Klick zum neuen Kunden.

Offerten

Offerte schreiben, per Link senden, online annehmen lassen – und per Klick in Auftrag oder Rechnung umwandeln.

  • Positionen aus dem Produktkatalog oder frei, mit Stunden oder Stück, MwSt. pro Position
  • Anzahlung in Prozent, Auftragsart, Zahlungsart, Gültigkeitsdatum und Notizen
  • Statusverlauf Entwurf → Gesendet → Akzeptiert → Umgewandelt
  • Kundenlink: Kunde nimmt online verbindlich an, inklusive AGB und Support-Vertrag im Anhang
  • Automatische Erinnerung, bevor eine Offerte abläuft (Plugin)

Offerten mit Status Entwurf, Gesendet, Akzeptiert, Abgelehnt oder Abgelaufen. Umgewandelte Offerten sind markiert. Filter nach Status, Suche und PDF-Export der Liste.

Aufträge

Vom bestätigten Auftrag zu Teilrechnungen, Lieferscheinen und Zeiteinträgen – alles bleibt verknüpft.

  • Frei definierbare Auftragsarten (z. B. Website, Shop, Automatisierung, Support)
  • Status Entwurf, Bestätigt, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Storniert
  • Rechnung und Lieferschein direkt aus dem Auftrag, mehrere Rechnungen zusammenführen
  • Verknüpfte Zeiteinträge und Support-Verträge am Auftrag sichtbar

Aufträge mit frei definierbaren Auftragsarten (z. B. Website, Shop, Automatisierung) und Status von Entwurf über Bestätigt und In Bearbeitung bis Abgeschlossen oder Storniert.

Rechnungen

Rechnungen mit Schweizer QR-Code, Fälligkeit, Mahnwesen und Online-Zahlung.

  • PDF mit Schweizer QR-Zahlteil, Swiss Rounding auf 5 Rappen, mehrere MwSt.-Sätze
  • Status Entwurf, Offen, Bezahlt, Überfällig – mit Anzeige der überfälligen Tage
  • Per E-Mail senden, kopieren, als bezahlt markieren, Gutschrift daraus erstellen
  • Kundenlink zum Ansehen, Herunterladen und Bezahlen (Twint, Kreditkarte via Plugin)
  • Automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen (Plugin), Export als CSV

Alle Rechnungen mit Fälligkeit und Status. Überfällige Rechnungen zeigen, seit wie vielen Tagen sie offen sind. Der Status lässt sich direkt in der Liste ändern, Rechnungen kopieren und die Liste exportieren.

Support-Verträge

Hosting, Wartung und Support als Vertrag mit Laufzeit, Verlängerung und Online-Annahme.

  • Leistungsbausteine (Hosting, Wartung & Updates, Support-Pakete, SLA) einmal anlegen, überall verwenden
  • Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung, inkludierte Support-Stunden
  • Vertrag per E-Mail zur Annahme senden – Annahme elektronisch mit Name, Zeitpunkt und IP
  • Kündigung erfassen mit berechnetem Wirkungsdatum, Erinnerung vor Ablauf
  • Verknüpft mit Offerte, Auftrag und Kunde; Bedingungen und Präfix zentral konfigurierbar

Wiederkehrende Leistungen wie Hosting, Wartung, Monitoring oder Support-Pakete als Vertrag mit Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist. Status von Entwurf über «Zur Annahme gesendet» bis Aktiv oder Gekündigt.

Produkte

Produkt- und Leistungskatalog mit Kategorien, Einheiten, eigenen Feldern und Import.

  • Artikelnummer, Kategorie, Einheit (Stunden, Pauschal, Stück), Preis und MwSt.-Satz
  • Eigene Produktfelder: Text, Zahl, Dropdown – z. B. Hosting-Anbieter oder Domain
  • Import aus Medusa, WooCommerce oder JSON (Plugin), Export als PDF und CSV

Produkte und Dienstleistungen mit Artikelnummer, Kategorie, Einheit (Stunden, Pauschal, Stück) und Preis. Eigene Produktfelder sind konfigurierbar, ein Import aus Shop-Systemen ist als Plugin verfügbar.

Zeiterfassung

Stunden pro Kunde und Projekt erfassen und mit einem Klick verrechnen.

  • Zeiteinträge mit Kunde, Projekt, Beschreibung, Dauer und individuellem Stundensatz
  • Summen: Total, verrechenbar, offener und verrechneter Betrag
  • Rechnung aus offenen Zeiteinträgen generieren, Einträge am Auftrag verknüpfen
  • Filter nach Kunde, Zeitraum und Status; Export als CSV und PDF

Stunden pro Kunde und Projekt mit individuellem Stundensatz. Oben die Summen: Total, verrechenbar, offen und bereits verrechnet. Aus den offenen Einträgen entsteht per Klick eine Rechnung.

Ausgaben & Spesen

Ausgaben nach Kategorie und Lieferant, wiederkehrende Kosten inklusive.

  • Kategorien wie Reise, Software, Büro, Material, Sonstiges
  • Wiederkehrende Ausgaben monatlich oder jährlich
  • Zusammenfassung nach Kategorie, Export als CSV

Ausgaben nach Kategorie (Reise, Software, Büro, Material) und Lieferant. Wiederkehrende Ausgaben wie Miete oder Abos sind als monatlich oder jährlich markiert. Summe und Export inklusive.

Gutschriften & Lieferscheine

Gutschriften aus Rechnungen, Lieferscheine aus Aufträgen – mit PDF und Status.

  • Gutschrift frei oder direkt aus einer Rechnung erstellen, senden, anwenden
  • Lieferschein aus Auftrag erzeugen, als geliefert markieren, PDF
  • Auto-Statuswechsel: Auftrag abschliessen, wenn geliefert und bezahlt (Plugin)

Gutschriften direkt aus einer Rechnung oder frei erstellt, mit Status Gesendet oder Angewendet.

Abo-Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich – automatisch erstellt und versendet.

  • Vorlage mit Kunde, Positionen und Intervall, nächste Ausführung sichtbar
  • Aktivieren, pausieren, sofort ausführen; Zähler der generierten Rechnungen
  • Optional automatischer Versand per E-Mail

Abo-Rechnungen: Vorlagen mit Intervall (monatlich, quartalsweise, jährlich), nächster Ausführung und Zähler der bereits generierten Rechnungen. Aktivieren, pausieren oder sofort ausführen.

Web-Anfragen

Kontaktformular der eigenen Website direkt ins CRM – Leads werden automatisch zu Kunden.

  • Anfragen mit Status Neu, Gelesen, Erledigt und Benachrichtigung per E-Mail
  • Bestehende Kunden werden an der E-Mail-Adresse erkannt, neue automatisch angelegt
  • Aktivität und Notiz beim Kunden, Ereignis für Automatisierungen

Anfragen aus dem Kontaktformular der eigenen Website landen direkt im CRM – bestehende Kunden werden erkannt, neue automatisch angelegt. Mit Status Neu, Gelesen, Erledigt. Genau so funktioniert auch das Anfrageformular dieser Website.

KI-Assistent

Chat und Insights – mit Ihrem Modell, auch lokal

Der KI-Chat hat Zugriff auf dieselben 152 Werkzeuge wie die Anwendung und der MCP-Server. Er kennt die Seite, auf der Sie gerade sind («sende diese Rechnung»), läuft mit Ihren Berechtigungen und schreibt jede Aktion ins Audit-Protokoll. PDFs und Exporte kommen als signierte Links zurück.

KI-Assistent

Arbeitet als angemeldeter Benutzer · Audit-Protokoll «AI chat»

  1. Erstelle für Modehaus Lüthi eine Offerte: Onlineshop Setup, 24 Std. Webdesign und 4 Std. Schulung. 40 % Anzahlung.

  2. Offerte QUO-2026-0007 für Modehaus Lüthi erstellt – 3 Positionen aus dem Produktkatalog, Total CHF 18'095.95 inkl. MwSt., Anzahlung 40 %.

    • search_customers
    • list_products
    • create_quote

    Soll ich die Offerte per E-Mail an n.luethi@modehaus-luethi.ch senden?

  3. Ja, senden.
  4. Gesendet. Status ist jetzt Gesendet, der Kundenlink liegt in der Offerte. Erinnerung an den Kunden folgt automatisch 3 Tage vor Ablauf.

Das Modell wählen Sie – auch ein lokales

Unter Einstellungen → KI tragen Sie entweder einen OpenRouter-Schlüssel ein oder die Adresse eines OpenAI-kompatiblen Endpunkts in Ihrem Netz – zum Beispiel http://ollama:11434/v1. Lokale Server brauchen keinen Schlüssel. Verbindung testen, Modell auswählen, fertig.

Daten bleiben im Haus

Lokal – Ihr eigener Server

Ein OpenAI-kompatibler Endpunkt in Ihrem Netz: Ollama, LM Studio, SGLang oder vLLM. Kein API-Schlüssel, keine Cloud – Kundendaten bleiben im Haus.

  • Ollama
  • LM Studio
  • SGLang
  • vLLM

Gehostet – OpenRouter

Zugriff auf Modelle von Anthropic, OpenAI, Meta, Google und weiteren mit einem einzigen Schlüssel. Modell jederzeit wechselbar, ohne Umbau.

  • Claude
  • GPT
  • Llama
  • Gemini

Das eine Modell für alles

  • KI-Chat mit allen 152 Werkzeugen
  • Insights auf dem Dashboard
  • Regeln aus natürlicher Sprache entwerfen
  • KI-Aktionen in Automatisierungen
  • KI-Mahnwesen und KI-MWST-Abrechnung (Plugins)

Bei einer eigenen Installation (Server oder NAS) läuft das Modell direkt daneben – dann verlässt kein Datensatz Ihr Haus. In der gehosteten Version braucht ein lokaler Server eine erreichbare Adresse, z. B. über einen Tunnel.

Automatisierung

Regeln, die jeder im Team selbst einrichtet

Kein Programmierer, kein Ticket an uns: Unter KI → Regeln bauen Sie Automatisierungen aus drei Bausteinen zusammen – oder lassen die KI den Entwurf aus einem Satz machen.

Wenn

Ein Ereignis tritt ein («Offerte akzeptiert», «Rechnung überfällig») – oder ein Zeitplan: täglich, wöchentlich, monatlich oder per Cron.

Nur wenn

Bedingungen auf Feldern des Dokuments und des Kunden: Total über 5000, Auftragsart «Website», Kunde ohne Telefon. Alle oder eine davon.

Dann

Eine oder mehrere Aktionen nacheinander – E-Mail mit PDF, Telegram, Webhook, Aufgabe, Feld setzen, warten, KI-Aufgabe.

Grosse Offerte angenommen

Regel · zuletzt ausgeführt vor 2 Std. · 14 Ausführungen

Aktiv
«Wenn eine Offerte über 5000 CHF angenommen wird, schick mir eine Telegram-Nachricht»Entwurf erstellen
  1. Wenn
    Offerte akzeptiert
  2. Nur wenn
    Totalgrösser als5'000
  3. Dann
    1. Telegram: «Offerte {{quoteNumber}} von {{customer.name}} angenommen – CHF {{total}}»
    2. Aufgabe beim Kunden: «Kick-off planen»
    3. 3 Tage warten, dann Dankes-Mail mit Auftragsbestätigung als PDF
Regel testenNur einmal pro DokumentVerlaufSpeichern

Mit KI entwerfen

Einen Satz eingeben – «Wenn eine Offerte über 5000 CHF angenommen wird, schick mir eine Telegram-Nachricht» – und der Entwurf steht.

Vorlagen

Fertige Regeln für die häufigsten Fälle: Dankes-Mail, Nachfassen, Zahlungserinnerung, Vertragsablauf. Anpassen statt neu bauen.

Variablen per Klick

Kundenname, Dokumentnummer, Total, Fälligkeit, Kundenlink – alle Felder des Dokuments stehen in E-Mails und Nachrichten zur Verfügung.

Testen vor dem Einschalten

Jede Regel gegen ein echtes Beispiel-Dokument prüfen: Greifen die Bedingungen? Wie sieht die E-Mail aus? Nichts geht raus.

Warten mit Kontrolle

«Drei Tage nach dem Versand» – und vor dem Weitermachen wird geprüft, ob die Offerte inzwischen angenommen wurde.

Verlauf und Sicherheit

Jede Ausführung mit Ergebnis im Verlauf, «nur einmal pro Dokument», geplante Folgeaktionen jederzeit abbrechbar, Export und Import als Datei.

30 Ereignisse – oder ein Zeitplan

  • Kunde erstellt / geändert
  • Offerte erstellt / gesendet / akzeptiert / abgelehnt / abgelaufen
  • Auftrag erstellt / Status geändert / abgeschlossen
  • Rechnung erstellt / gesendet / bald fällig / überfällig / bezahlt
  • Support-Vertrag erstellt / gesendet / angenommen / gekündigt / läuft ab
  • Lieferschein erstellt / geliefert
  • Gutschrift erstellt / gesendet
  • Zeiteintrag erstellt, Ausgabe erstellt
  • Web-Anfrage eingegangen, Abo-Rechnung generiert
  • Täglich, wöchentlich, monatlich oder Cron

8 Aktionstypen

E-Mail senden

Vorlagen mit Variablen aus dem Dokument – an Kunde, Team oder Buchhaltung.

Benachrichtigen

In der App, per Telegram oder als Webhook an n8n und andere Systeme.

Feld setzen

Status, Notizen oder eigene Felder automatisch nachführen.

Aktivität erfassen

Anruf, Aufgabe oder Notiz beim Kunden anlegen.

Warten

Folgeaktionen zeitversetzt ausführen – z. B. drei Tage nach dem Versand.

KI-Aktion

Das Sprachmodell formuliert, prüft oder entscheidet auf Basis des Dokuments.

Beispiele aus der Praxis

  • Wenn Offerte akzeptiert · nur wenn Total über CHF 5'000 · dann Telegram an mich · Aufgabe «Kick-off planen» beim Kunden
  • Wenn Offerte gesendet · nur wenn 3 Tage vergangen, noch nicht angenommen · dann KI schreibt eine freundliche Nachfass-Mail · Aktivität beim Kunden
  • Wenn Rechnung überfällig · nur wenn Kunde hat E-Mail · dann Zahlungserinnerung mit PDF · Nach 10 Tagen: Benachrichtigung ans Team
  • Wenn Support-Vertrag läuft ab · nur wenn 30 Tage vorher · dann E-Mail an den Kunden mit Verlängerung · Webhook an n8n
  • Wenn Jeden Montag 08:00 · nur wenn Offene Beträge über CHF 20'000 · dann KI-Zusammenfassung der offenen Posten per E-Mail
  • Wenn Web-Anfrage eingegangen · dann Kunde anlegen · Dankes-Mail · Telegram ans Team

API, MCP & Technik

Offen, dokumentiert, selbst betreibbar

API & MCP im Detail

REST-API mit Swagger

Jede Funktion ist auch ein Endpunkt. Persönliche API-Tokens mit den Stufen read, write und admin, Ablaufdatum und Widerruf. Interaktive Dokumentation unter /api/docs.

MCP-Server

Die ganze API als 152 Werkzeuge für Claude Code, Claude Desktop, claude.ai, ChatGPT, n8n und andere MCP-Clients – per Bearer-Token oder OAuth. Scope, Mandant und Audit-Regeln bleiben im CRM.

Cloud oder eigener Server

Gehostet in der Schweiz – oder als Docker-Stack auf Ihrem Server oder einer Synology-NAS, inklusive eigener Datenbank, Scheduler und MCP.

Benutzer, Rollen, Mandanten

Einladungen per E-Mail, Rollen Admin und Benutzer, mehrere Mandanten in einer Installation. Passwort-Reset und Sitzungen per JWT.

Audit-Protokoll & Historie

Jede Änderung mit Benutzer, Quelle (App, API, MCP, KI-Chat) und Zeitpunkt – pro Datensatz abrufbar und als CSV exportierbar.

PDF & Export

PDFs für alle Dokumente inklusive QR-Zahlteil, Listen als PDF, Kunden, Rechnungen, Aufträge, Offerten, Produkte, Ausgaben und Zeiten als CSV.

E-Mail-Versand

Eigener SMTP-Zugang (z. B. Cyon, Infomaniak): Offerten, Rechnungen, Gutschriften, Verträge, Mahnungen und Erinnerungen gehen mit Ihrer Absenderadresse raus.

Sicherheit

Rollenprüfung auf jedem Endpunkt, Ratenbegrenzung, Honeypot im Web-Formular, SSRF-Schutz für KI-Endpunkte, Secrets nur als Hash gespeichert.

Hell, dunkel, mobil

Vollständig responsiv für Smartphone und Tablet, helles und dunkles Farbschema, deutsche Oberfläche.

Nächster Schritt

Sehen Sie impulsCRM mit Ihren eigenen Abläufen.

Wir zeigen Ihnen das System in 30 Minuten online – oder Sie klicken sich selbst durch die Demo mit Beispieldaten. Danach erhalten Sie eine Offerte, die zu Ihrer Firma passt.

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